گیمیفیکیشن در مدیریت دانش چیستی چرایی و چگونگی

گیمیفیکیشن و مدیریت دانش دو موضوعی هستند که هر کدام به تنهایی تاثیرات زیادی در پیشرفت یک سازمان می گذارند. حال در این مقاله به تاثیر گیمیفیکیشن در مدیریت دانش می پردازیم. با آقای گیمیفیکیشن همراه شوید.

در دهه‌های اخیر، انواع مؤسسات، شاهد تغییرات اساسی در زمینه‌های ساختار، کارکرد و سبک‌های مدیریتی خویش بوده‌اند. مؤسسات کنونی، اهمیت بیشتری برای درک، انطباق‌پذیری و مدیریت تغییرات محیط پیرامون، قائل شده و در کسب و به‌کارگیری دانش روش های جدیدی را در پیش‌گرفته‌اند. تمامی این مسائل و وضوح تغییرات ایجاد شده در روند اقتصاد جهانی و توجه صنایع، سازمان­‌ها و شركت‌های پیشرو به حفظ موقعیت خود در بازار جهانی، باعث خلق مفهوم و دانشی جدید تحت عنوان “مدیریت دانـش” گردیـده است.

تعریف مدیریت دانش

از دیدگاه رابینز مدیریت دانش، شامل همه‌ی روش‌­هایی است که سازمان، دارایی‌های دانش خود را اداره می­‌کند که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، به­ کارگیری، به روزسازی و ایجاد دانش است. سرمایه دانشی دارایی نهفته و پنهانی سازمان‌ها است که با مدیریت و اداره آن می‌توان به مزیت‌های رقابتی دست‌یافت. درواقع دانش به‌عنوان منبعی برای بقای سازمان‌ها ضروری است و شرط موفقیت سازمان‌ها، دستیابی به یک دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح است. به نحوی که پیتر دراکر، راز موفقیت سازمان‌ها در قرن 21 را مدیریت دانش می‌داند.

اهمیت مدیریت دانش در قرن حاضر به حدی است که تیلور آن را حرکت و جنبشی می‌داند که عصر آینده را مسخر خود خواهد ساخت. از طرف دیگر با پدیده ­ای بنام گیمیفیکیشن روبرو هستیم که طبق تعریف به آوردن مکانیک‌ها و داینامیک‌های بازی در محیط‌های غیر بازی اطلاق می­‌شود که طبق آمار تاثیر بسزایی در یادگیری ایجاد می­‌کند. گیمیفیکیشن نه تنها در آموزش بلکه در بسیاری از موارد دیگر به صاحبان صنعت کمک می‌­کند.

برای درک صحیح گیمیفیکیشن در مدیریت دانش باید بدانیم که بسیاری از سازمان­ ها سیستم‌های مدیریت دانش را فقط به منظور نادیده گرفتنشان توسط کارکنان، توسعه و راه­ اندازی می‌نمایند. از طرف دیگر، این کارکنان همان افرادی هستند که ساعت‌ها وقت آزاد خود را در بازی‌های رایانه ­ای آنلاین اعتیادآور صرف می‌کنند. بنابراین می­‌توان با استفاده از عناصر بازی در طراحی سیستم‌های مدیریت دانش، تعهد و مشارکت کارکنان را افزایش داد.

ارزش دانش

برخلاف برخی دیگر دارای­ی‌های سازمان، دانش بیشترین ارزش را زمانی کسب می‌­نماید که به اشتراک گذاشته شود. به اشتراک گذاری دانش باعث افزایش تصمیم­ گیری شده، عملکرد را بهبود بخشیده و توسعه دانش جدید را تسهیل می‌نماید. برای کمک به اشتراک گذاری دانش و استفاده از آن، سازمان‌ها سیستم­‌های مدیریت دانش مختلفی را پیاده سازی کرده‌اند. اما در این بین، کارکنان تمایل و انگیزه‌­ای برای استفاده از آن ندارند. در اینجا راه­‌های متعددی برای افزایش انگیزش کارکنان، بهبود نگرش آن­‌ها و کمک به آن­‌ها برای لذت بردن برای به اشتراک گذاری دانش وجود دارد.

طراحان بازی‌های ویدئویی در استفاده از امتیازات، نشان­ها و مدال­‌ها، چالش‌­ها و لیدربوردها برای ایجاد بازی­‌هایی که جذاب و اعتیاد آور هستند، پیشگام می‌باشند. همچنین این عناصر گیمیفیکیشن می­‌تواند در محیط‌های آموزشی و سازمانی مانند مدرسه، محل کار، سازمان، وب سایت یا برنامه‌های نرم افزاری استفاده شوند تا عملکرد و تجربه کاربر را با آنچه گیمیفیکیشن نامیده می‌شود، بهبود بخشد.

گیمیفیکیشن در مدیریت دانش ابزاری جدید و خارق العاده

گیمیفیکیشن ابزاری نوظهور در سیستم‌های مدیریت دانش می­‌باشد که با استفاده از مولفه­‌های گیمیفیکیشنی می‌توان مشارکت کاربر، ایجاد محتوا و رضایت را افزایش داد. همچنین بر مکانیسم‌های روانی تاثیر گذاشته، رفتار و نگرش کاربر را در هنگام استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش هدایت می‌نماید. سیستم‌های مدیریت دانش گیمیفاید شده به کارکنان پلتفرمی را ارائه می‌دهد تا در آن به رقابت پرداخته، اعتماد به نفس خود را افزایش داده و به برآورده شدن نیازهای خاص خود در بالای هرم مازلو کمک می‌نماید.

گیمیفیکیشن در مدیریت دانش، به تحقق اهداف اصلی کمک نموده، تعامل و مشارکت کارکنان با سیستم­‌های مدیریت دانش را افزایش می‌دهد که به مشارکت در مطالب ارزشمند، سازمان دهی و بهبود آن یا کابرد آن به شیوه‌ای معنی‌دار منجر می‌گردد (زیانی و همکاران، 2016).

گیمیفیکیشن در مدیریت دانش، به سازمان­‌ها کمک می‌کند تا عناصر متعدد بازی را درسیستم‌های مدیریت دانش گیمیفاید شده به کار گیرند. اجزای بازی که در سیستم‌های مدیریت دانش گیمیفاید شده کنونی  غالبا مورد استفاده قرار می‌گیرند شامل موارد زیر می­‌شود:

• امتیازات
• نشان­‌ها و مدال­‌ها
• چالش‌ها و مسابقات
• رتبه­‌ها و لیدربوردها
• پاداش و جوایز

مثال‌هایی از به کارگیری گیمیفیکیشن در مدیریت دانش

• شرکت زیمنس به شرکت‌کنندگان در سیستم مدیریت دانش سازمان امتیاز می‌داد و از این امتیازات برای نشان دادن موقعیت یک متخصص (امتیاز بیشتر، آگاهی بیشتر) یا برای دادن پاداش استفاده می ­کرد.
• در شرکت یاهو  از گیمیفیکیشن برای ایجاد تغییرات جزئی در فرآیند انتقال دانش استفاده می­‌شود و ادعا می‌­شود سرعت آن بهبود یافته.
• Wagner و Suh در سال 2017 مطالعه ­ای با هدف بررسی چگونگی افزایش بهره­‌وری دانش از طریق گیمیفیکیشن انجام دادند. نتایج استفاده از معادلات ساختاری نشان داد مولفه‌های گیمیفیکیشنی مانند پاداش­‌ها، موفقیت­‌ها، رقابت و قابلیت مشاهده به طور مشترک بر دانش کارکنان تاثیر می‌­گذارند و در نتیجه باعث افزایش مدیریت دانش سازمانی می‌­گردند. همچنین هزینه‌های طراحی گیمیفیکیشن می ­تواند مشارکت ارزشی دانش کارکنان را تسهیل بخشد.

بزرگ­ترین موانع مدیریت دانش در سازمان چیست؟

پیاده‌­سازی مدیریت دانش در سازمان­‌ها به دلایل بسیاری با شکست مواجه می‌شود، مهم‌­ترین دلیل این شکست، مشکلات حوزه‌ی منابع انسانی است. نتایج تحقیقات حاکی از آن است که بزرگ‌ترین موانعی که به پیاده سازی مدیریت دانش آسیب می‌زند، عدم آگاهی کارکنان، زمان و فرهنگ سازمانی است. افراد از ابزارها و رویکردهای مدیریت دانش در سازمان خود آگاه نیستند، زمانی برای مشارکت ندارند ( یا وقت کافی به آن اختصاص نمی­‌دهند) و یا قوانین و مفروضات نانوشته مشارکت در نظام مدیریت دانش را دشوار یا غیرجذاب می‌­دانند.

در ادامه در مورد موانع مذکور صحبت و ایده‌­هایی برای حل آن­ها پیشنهاد خواهیم کرد. این‌­ها مشکلات ساده با راه­‌حل‌­های آماده نیستند و اتخاذ رویکرد صحیح به شرایط و موقعیت شما بستگی دارد. اما استفاده از این ایده‌­ها می­‌تواند ابتکار عملی، در  مسیر پیاده­‌سازی مدیریت دانش در سازمان باشد.

عدم آگاهی کارکنان

اگر افراد ندانند مدیریت دانش چیست؟ نمی‌توانند در آن مشارکت داشته باشند. به همین دلیل است که هر برنامه‌­ای در نظام مدیریت دانش به یک استراتژی ارتباطی منسجم و قانع کننده نیاز دارد. اگر افراد این حوزه در سازمان مفاهیم، اصول و اهمیت این حوزه را در زمان مناسب و با بیان و شیوه مناسب منتقل نکنند، کارکنان نمی‌­توانند این نظام مدیریتی را درک کرده و در پیشبرد آن مشارکت داشته باشند.

هدف اصلی، ایجاد انگیزه‌­ی­ مشارکت در بین کارکنان است چرا که معمولاً مشکل اصلی برنامه‌­های مدیریت دانش در سازمان­‌ها این است که هیچ کدام تجربه لذت بخش، رضایت بالا ، تعلق خاطر و انگیزش را در کارکنان ایجاد نمی‌­کنند.

راه‌های غلبه بر عدم آگاهی کارکنان به عنوان یک مانع

برای برنامه­‌های مدیریت دانش یک لوگو طراحی کنید. از اصطلاحات و عبارات جذاب را برای صحبت در مورد مدیریت دانش، همراه با لوگو یا شعاری که با فرهنگ و ارزش‌های سازمان همسو باشد، استفاده کنید. سپس برندتان را تبلیغ کنید تا زمانی که پیامی از شما ارسال می­‌شود برای کارکنان نامی آشنا به نظر بیاید.

از چند کانال ارتباطی استفاده کنید. برخی از افراد هرگز ایمیل­‌های خود را نمی­‌خوانند و برخی دیگر تمایلی به شرکت در جلسات ندارند. شما باید در کانال‌های مختلفی به طور منظم فعالیت کنید تا مطمئن شوید که پیام شما به گوش کارکنان رسیده است.

پیام‌ها را به صورت سفارشی سازی شده تنظیم و بستر ارتباطی خود را متناسب با شرایط و موقعیت‌­های مختلف کارکنان انتخاب کنید.

محتوای پیام­‌ها را سرگرم‍‌کننده کنید. رویدادهای زنده، مسابقات، و ویدیوهای طنز می‌توانند منجر به جذابیت بیشتر برنامه­‌های مدیریت دانش شوند.

رهبران و مدیران را متقاعد کنید که مدیریت دانش بسیار در سازمان حائز اهمیت است و آن­ها می­‌توانند به عنوان الگو نقش مهمی در جلب مشارکت کارکنان داشته باشند.

زمان

زمانی که کارکنان می­‌گویند مشغله‌ی زیادی دارند و برای انجام برنامه‌­های مدیریت دانش زمان کافی ندارند، زمان به یک مانع تبدیل می‌شود. گاهی اوقات، این مشکل ناشی از ماهیت برنامه­‌های مدیریت دانش است. اگر از کارکنان بخواهیم که در جلسات طولانی حضور داشته باشند یا یادگیری و استفاده از ابزارهای مدیریت دانش زمان­‌بر باشد، موانع زمانی نیز به وجود می‌آیند که  کارکنان احساس می‌­کنند، انجام وظایف اصلیشان تحت تأثیر قرار گرفته‌است. بنابراین برنامه­‌های مدیریت دانش را «کار اضافی» می‌بینند که سودی برایشان ندارد.

راه‌هایی برای غلبه بر زمان به عنوان یک مانع

برنامه­‌های مدیریت دانش را تا حد امکان سریع و آسان کنید. به دنبال راه‌هایی برای حذف یا خودکار کردن مراحل باشید، از سیستم‌ها و برنامه‌هایی که کارکنان از قبل استفاده می‌کنند بهره بگیرید و به آن‌ها اجازه دهید هشدارها و یادآورها را تنظیم کنند.

مدیریت دانش را به عنوان بخشی از مسئولیت‌های اصلی افراد قرار دهید و در فرایند ارزیابی عملکرد دخیل کنید. نقش‌ها و انتظارات را برای مشارکت‌کنندگان کلیدی مانند کارشناسان و مدیران رتبه‌­بندی کنید.

آموزش مدیریت دانش را موضوع محور و بر اساس تقاضا انجام دهید. کارمندان باید بتوانند بدون ورق زدن دفترچه­‌ی راهنما یا نشستن پای یک ویدیوی طولانی، به راهنمایی دقیق مورد نیاز خود برسند.

زمان تقریبی فعالیت افراد در سیستم مدیریت دانش را پیش­بینی و به آن‌ها اطلاع دهید که در برنامه زمان‌بندی خود درج نمایند.

انگیزه­‌های درونی و بیرونی ایجاد کنید. اگر کارکنان فکر کنند که مشارکت آن‌ها برای رهبران و مدیران مهم است و یا به کار و حرفه آن­‌ها کمک می­‌کند و یا به ازای فعالیت در سیستم مدیریت دانش پاداش مادی دریافت می­‌کنند قطعاً  برای آن، زمان کافی اختصاص می‌­دهند.

مانع 3: فرهنگ

حتی اگر مدیران و رهبران سازمان، اصول و مفاهیم، نگرش‌ها و قوانین نانوشته  را در مورد مدیریت دانش به طور صحیح بیان کنند باز هم ممکن است کارکنان، خلاف آن عمل کنند. در برخی از سازمان­‌ها فرهنگ سازمان به گونه‌­ای است که کارکنان از مطرح کردن سؤال یا به اشتراک گذاری دانش خود واهمه دارند.

آن‌ها احساس می‌­کنند دانش منبع قدرت آن­‌هاست و به اشتراک‌گذاری آن موقعیتشان را متزلزل می­‌کند و یا خیلی اطمینان ندارند که مشارکت آن­‌ها تأثیرگذار بوده و به رسمیت شناخته می­‌شود. این تفاوت‌های فرهنگی بین بخش­های مختلف یک سازمان شکاف‌هایی ایجاد می‌کند که بر عملکرد نظام مدیریت دانش مؤثر است.

راه‌های غلبه بر فرهنگ سازمان به عنوان یک مانع

مدیران ارشد و میانی را در توسعه‌ی استراتژی مدیریت دانش مشارکت دهید. مدیران تأثیر زیادی بر فرهنگ دارند و برای رفع موانع فرهنگی به آن­ها نیاز دارید.

به طور واضح بهره‌­مندی آن‌­ها را از مشارکت کارکنان در برنامه‌­های مدیریت دانش بیان کنید و اگر حمایت خاصی نیازدارید، در میان بگذارید. برای سهولت کار، الگوهای سازمان­‌های موفق را در این زمینه مطرح نمایید.

در آموزش و اقدامات، با واحد منابع انسانی سازمان همراه باشید. آموزش مدیریت دانش را در فرآیند استخدام درج نمایید و آن را با انتظارات و معیارهای ارزیابی های عملکرد ادغام کنید.

از نرم افزار مناسب مدیریت دانش برای ایجاد زبان واحد و مشترک استفاده کنید. حتی اگر سازمان دارای یک زبان “رسمی” باشد، اجازه دهید تا همه کارمندان با احساس راحتی بیشتر دانش خود را به اشتراک بگذارند.

به کارکنان، با توجه به تنوع فرهنگی آموزش دهید. عدم درک صحیح از مدیریت دانش می‌­تواند باعث اختلال در اشتراک دانش شود. اصطلاحات، هنجارها و انتظارات را به طور شفاف به کلیه کارکنانی که  در بخش­های مختلف سازمان فعالیت می­کنند،  توضیح دهید و آن­ها را به مشارکت تشویق کنید.

افرادی که مشارکت می­‌کنند را شناسایی و به آن­ها پاداش دهید. تأیید و تجلیل مشارکت­‌کنندگان منجر به ادامه‌ی فعالیت آن­‌ها در این مسیر خواهد شد و با گذشت زمان، تبدیل به فرهنگ سازمان می­‌شود.

استفاده از گیمیفیکیشن در فرآیندهای مدیریت دانش

تا اینجا  به‌طور کلی در مورد اهمیت گیمیفیکیشن در مدیریت دانش صحبت کردیم. همان‌طور که می‌دانید ویکی‌پدیا مفهوم گیمیفیکیشن را  استفاده از تکنیک‌های طراحی، تفکر و مکانیک بازی برای بهبود زمینه‌های غیربازی مانند آموزش برنامه‌های کاربردی سازمانی توضیح می‌دهد. شبکه‌های اجتماعی نیز از استراتژی گیمیفیکیشن پیروی مـی‌کنند تا کاربران خود را حفظ کنند.  استفاده‌ی فیسبوک از Farmville بهترین مثال است.

شرکت‌ها مسیر مشابهی را در انتخاب استراتژی‌های گیمیفیکیشن برای ایجاد انگیزه در افراد و استخدام مشاوران برای معرفی بازی‌های رقابتی طی می‌کنند، که می‌تواند کنجکاوی، فعالیت و تعامل را در بین کارکنان ایجاد کند و راه  را برای همکاری مؤثر و جذب دانش هموار کند.

بر این اساس، معاونت تحقیقات شرکت گارتنر در سال 2003 اظهار داشت که تا سال 2015، بیش از 50 درصد از سازمان هایی که فرآیندهای نوآوری را مدیریت می‌کنند، این فرآیندها را شبیه‌سازی خواهند کرد. همچنین بیان کرد که بیش از 70 درصد از 2000 سازمان جهانی حداقل یک برنامه‌ی گیمیفیکیشن تا سال 2014 خواهند داشت.

گیمیفیکیشن با استفاده  از ماهیت ویژگی‌های بازی، مانند اهداف، قوانین، عناصر سرگرم‌کننده، بازخوردها، پاداش‌ها و تبلیغات،  برای اکثر فرایندهای سازمانی کاربرد دارد. بر اساس مطالعات اخیر، بیشتر سازمان‌ها از گیمیفیکیشن برای ایجاد انگیزه در اشتراک‌گذاری دانش، افزایش مشارکت کارکنان، ایجاد روابط خارجی، استفاده از پلتفرم‌های اجتماعی و عملکرد شبکه‌ای سازمان استفاده می‌کنند.

تأثیر مثبت

چندین مقاله که بر تأثیر گیمیفیکیشن بر خود سیستم مدیریت دانش و یا فرایندهای دانش مانند ایجاد، کسب، اشتراک و انتقال دانش متمرکز بوده‌اند، مورد بررسی قرار گرفت که نتایج آن‌ها حاکی از اثرات مثبت، منفی و خنثی است70 درصد مقالات، نتایج مثبت را گزارش کردند. یعنی گیمیفیکیشن باعث بهبودِ خلق، کسب، اشتراک و انتقال دانش شده است. 20 درصد نتایج خنثی  و تنها یک مطالعه بیانگر نتایج منفی است.

موانع اجرا

در مقالات مورد تجزیه و تحلیل، سه مانع در استفاده از گیمیفیکیشن در سازمان‌ها مورد بررسی قرار گرفتند. موانع شناسایی شده شامل موارد ذیل است:

1. افراد– این مانع مربوط به کاربران و نحوه‌ی مواجهه آن‌‌ها با بازی است. مانند موقت بودن مشارکت کارکنان، عدم استفاده از آموخته‌های حاصل از گیمیفیکیشن در فعالیت‌های روزانه و تأثیر شخصیت کاربران بر واکنش آن‌ها به گیمیفیکیشن در محل کار یا از دست دادن علاقه به پاداش‌های ارائه‌شده است.

1. زیرساخت و طراحی بازی–  این مانع مربوط به ساختار سازمانی و همچنین سازنده‌ی بازی و مکانیسم‌های استفاده شده در طراحی آن است. که به محدودیت‌های زمانی و یا محدویت دسترسی کارکنان به بازی اشاره دارد. دریافت بازخورد فوری، ساده‌سازی واقعیت‌ها و معانی قابل سنجش  برای بازی و کاربران وجود ندارد، یا سیستم پاداش‌ها ضعیف طراحی شده است.
2. اخلاق‌مداری–  این مانع  مربوط به عدم تناسب برنامه‌های گیمیفیکیشن با فرهنگ سازمانی است. به عنوان مثال، تجاوز به حریم خصوصی بازیکنان و یا مشکلات اخلاقی که ممکن است پدیدار شوند.

مدل مفهومی

با توجه به شاخص‌های تأثیر مثبت گیمیفیکیشن بر مدیریت دانش، یک مدل مفهومی از پیوند این دو مفهوم ایجاد شده است.

پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش به این معناست که سازمان قصد دارد به منظور کسب مزیت رقابتی، خلق دانش را ارتقاء دهد و این دانش را در خود کسب‌وکار به کار گیرد. تجزیه و تحلیل ادبیات موضوع نشان داد که کدام عوامل می‌توانند اجرای یک سیستم مدیریت دانش مبتنی بر گیمیفیکیشن را تسهیل کنند.

اولین عامل، رهبری است. این رهبر سازمان است که مسئول اتخاذ تدابیری برای پیاده‌سازی گیمیفیکیشن  است. همچنین وی باید اطمینان حاصل کند که تمام شرایط برای اجرای این پیاده‌سازی وجود دارد تا سیستم مطابق با اهداف خود عمل کند.

چهار ستون اصلی (توانمندسازها) یک سیستم مدیریت دانش:

1. فرهنگ سازمانی: وجود یک محیط مشارکتی که در آن اعتماد و تمرکز بر یادگیری سازمانی وجود دارد، برای موفقیت یک سیستم مدیریت دانش ضروری است.
2. ساختار سازمانی:  یک ساختار رسمی و متمرکز باید وجود داشته باشد که به جمع آوری داده­‌ها و اطلاعات کمک کند و دانش لازم را در اختیار و به آن دسترسی داشته باشد. همچنین امکان تعامل پویا بین اعضای سازمان را بدون توجه به حوزه یا بخش فعالیت آن­ها فراهم نماید.
3. افراد در سازمان: برای موفقیت هر سیستم مدیریت دانش بسیار مهم است که افراد شایستگی‌هایی در زمینه‌های فنی خاص داشته باشند و در عین حال از تأثیر بالقوه­ی وظایف و سهم خود در سیستم مدیریت دانش آگاه باشند و انگیزه کافی در به اشتراک گذاری دانش، انتشار آن و همگام شدن با مسیر توانمندسازی سازمان با هدف ایجاد دانش به روز وجود داشته باشد.
4. فناوری اطلاعات: پشتیبانی فناورانه برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش در حال حاضر ضروری است و از طریق این پشتیبانی ایجاد مخازن دانشی در سازمان آسان‌تر است تا به عنوان حافظه سازمانی در یک محیط تعاملی و پویا در دسترس کارکنان باشد.

گیمیفیکیشن به عنوان یک فرایند مدیریتی می‌تواند ابزاری برای پشتیبانی از پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت دانش و یک تسهیل‌کننده خارجی باشد. بر اساس پویایی و مکانیزم‌ اعمال شده هنگام ایجاد بازی جدی در سازمان، می‌توان اثرات مثبت موارد ذکر شده در بالا مانند به اشتراک گذاری دانش، میزان مشارکت درونی و بیرونی و  رقابت، برای دستیابی به اهداف سازمان را افزایش داد.

شاخص‌های عملکرد(KPI) مرتبط با فرآیند گیمیفیکیشن، بر اساس میزان همکاری بین کارکنان و مشارکت آن‌ها در سطوح طراحی می­شودکه به منظور جمع‌آوری و ذخیره دانشی است که به طور مستقیم از فرایند بازی به مخازن دانش هدایت شده و توسط سازمان مورد ارزیابی قرار می­گیرد.